eSocial: Como organizar a minha empresa?

Com a instituição do projeto do eSocial pelo governo surgiram muitas dúvidas das empresas no que se refere a como se organizar e o que fazer para atender às novas exigências. Baseando-se nessas dúvidas, esse texto traz algumas medidas que devem ser tomadas pela empresa para garantir uma boa implantação do eSocial.

Primeiramente, é necessário realizar algumas mudanças na cultura da empresa, que deve se conscientizar sobre a importância da organização e da revisão de seus processos internos com o intuito de integrar todos os setores atingidos por essa lei. Apesar dessa integração entre as equipes, alguns setores acabam sendo mais atingidos pelo eSocial, como o RH, Medicina e Segurança do Trabalho, Departamento Pessoal e TI, que são os responsáveis pelo controle das informações relacionadas às legislações trabalhista e previdenciária. Os gestores e coordenadores devem garantir a organização do processo, desempenhando, portanto, papel fundamental na administração desse sistema.

Toda a empresa deve ter conhecimento sobre os prazos, mudanças e regras impostas pelo sistema eSocial, de modo que seja garantida a qualidade na prestação das informações. Mas você deve estar se perguntando por que precisa se preocupar tanto com essa organização. A resposta é simples: o atraso ou erro na transmissão das informações obrigatórias poderá acarretar multas administrativas, multas de transmissão e até autuações, tudo isso com o objetivo de garantir o cumprimento das obrigações legislativas e trabalhistas. Vale lembrar que, ao enviar uma informação, o empregador receberá um comprovante de envio das informações, que deve ser guardado para eventuais problemas.

Assim, para se adequar à lei sem passar por esses transtornos, a empresa deve rever seus processos, identificando problemas que devem ser resolvidos. Além disso, deve manter seus funcionários atualizados, informando as normas impostas pelo eSocial. Uma forma de auxiliar a administração do eSocial e garantir uma eficaz transmissão de informações é através da utilização de um sistema que automatize o envio de informações, ou seja, que transmita os dados fornecidos pela empresa diretamente para o sistema eSocial. No entanto, os processos da empresa devem estar alinhados ao sistema, pois um sistema eficaz depende de uma organização sistemática da empresa e de seus processos.

 

Posted by RHevista RH on 28/11/2014

São Paulo, 28/11/2014,

Em palestra realizada ontem, na sede da AMPRO – Associação de Marketing Promocional, em São Paulo, Daniel Belmiro Fontes, Auditor Fiscal da Receita Federal do Brasil e Coordenador do Projeto eSocial, esclareceu diversas dúvidas sobre o projeto eSocial.

Comentou, por exemplo, que se a empresa tem conduta de conformidade com as normas legais, ela está começando bem a preparação para o eSocial.

Ressaltou, entretanto, que aquelas que não adotam esta conduta, não têm ideia do risco e tamanho do passivo que estará gerando para si. Por fim, complementou dizendo que o cruzamento de informações, por parte dos órgãos governamentais, aumenta a cada dia.

Quanto a data de publicação do eSocial informou que dezembro será o mês, tanto da publicação da Portaria que oficializa o manual e seu anexo I (leiautes dos arquivos), como da liberação da área para qualificação dos colaboradores. Complementou a respectiva informação dizendo que o manual (concluído) já está na Casa Civil para aprovação e respectiva publicação.

Entre as alterações previstas no novo manual, ressaltou a possibilidade do envio de mais de uma tabela de verbas, que vem para atender necessidades de empresas que tem processamento de folha por estabelecimento/localidade.
Para atender necessidades específicas de órgãos públicos, o código da CBO também poderá ser indicado na tabela funções.

Já em relação aos demitidos que não foram informados nos vínculos iniciais, Daniel Belmiro informou que eles poderão, a qualquer tempo, ser informados através do mesmo arquivo inicial de vínculo. Tal informação será necessária para realizar as folhas de pagamentos/rescisões complementares destes ex-empregados em casos, por exemplo, de reajustes salariais, definidas, após a data base ou nos casos de pagamento de PLR. Citou ainda que no caso de comissões (futuras) estas devem ser pagas no momento da rescisão contratual e não através de rescisões complementares.

Informou também que alguns arquivos estão sendo retirados do eSocial, por exemplo:

a) Estabilidade
Segundo Daniel Belmiro, estas informações podem ser apuradas pelos órgãos envolvidos através de outras informações prestadas em outros arquivos. Por exemplo, data base, maternidade, acidente de trabalho, etc.

b) Serviços Tomados Mediante Cessão de Mão de Obra; Serviços Prestados Mediante Cessão de Mão de Obra; Serviços Tomados de Cooperativas de Trabalho; Serviços Prestados por Cooperativa de Trabalho; Aquisição de Produção Rural; Comercialização da Produção, Recursos Recebidos ou Repassados para Associação Desportiva que mantém equipe de Futebol Profissional, Desoneração da Folha de Pagamento, Informações Complementares para o Simples Nacional, Atividades Concomitantes, Contratação de Trabalhadores Avulsos Não Portuários.

Estes arquivos estão saindo do eSocial. Entretanto, está sendo criado, em paralelo, um EFD específico, para enviar estas informações. A ideia é que estas informações partam dos sistemas financeiro/fiscal das empresas. Portanto, estas informações saem das mãos do RH e passam para as mãos do departamento financeiro/fiscal.

Para finalizar, Daniel Belmiro, informou o seguintes cronograma para o eSocial:

• Dezembro 2014: Publicação da Portaria e disponibilização do Manual;
• Seis meses após: Liberação do ambiente para testes por todas as empresas;
• Janeiro 2016: Envio oficial dos arquivos por empresas com faturamento igual ou acima de 78 milhões.
• Meados de 2016: Envio oficial dos arquivos por empresas com faturamento igual ou acima de 3,6 milhões.

Fonte: Equipe RHevista RH

http://www.rhevistarh.com.br/portal/?p=12906

 

Data : 12/12/2014

Endereço: Setor de Autarquias Sul (SAS), Quadra 5, Lote 3, Bloco J , edifício CFC.

Pauta:   E-SOCIAL

1.     Destaque especial para a publicação do Decreto 8373/2014 em 12.12.2014, instituindo o E-social;

2.     Haverá a publicação de uma Resolução onde serão estabelecidos o Prazo, forma e obrigatoriedade do E-SOCIAL aprovando  o manual definitivo do E-SOCIAL – versão 2.0. A previsão é ser publicado até o dia 17.12.2014;

3.      NOVO CRONOGRAMA:

§  Publicação do layout:  15.12.2014 – 17.12.2014

§  Ambiente de pré-produção em setembro 2015: Para todas as empresas do Brasil para testes.

§  Nesse período de pré-produção, a empresa poderá optar por trabalhar com dados ficitios ou pode aproveitar para fazer os testes com dados reais para verificar o conteúdo de seus dados.

§  A partir de janeiro de 2016 o ambiente de produção será disponibilizado. A obrigatoriedade observará o seguinte critério:

Empresas com faturamento acima de 78 milhões. 2014 (lucro real) ( Nesse caso o valor é por receita e por empregador e não por grupo.)

§  A primeira remessa será obrigatória até 30.04.2016.(carga inicial)

§  Maio de 2016 primeira carga obrigatória

§  Julho de 2016 (competência) A  GFIP para essas empresas será substituida.

§  A DIRF não será substituída no ano calendário 2016, entretanto haverá uma opção em janeiro de 2016 de substituir a GFIP e DIRF para as empresas que desejarem.

§  Os eventos de saúde e segurança do trabalho terão cronograma diferentes:

Para essas empresas os eventos de cat, monitoramento de saúde, tabela de ambiente de trabalho e condições de trabalho serão obrigatórios apenas em janeiro de 2017. O PPP  deverá ser substituído em julho de 2017

                                  OBS* Nesse Grupo também estarão enquadradas as Holdings de empresas, conforme confirmado pelo Daniel Belmiro, Coordenador do Projeto perante a Receita, mesmo não    

                            Ainda que não exista faturamento, face ao recebimento de outros rendimentos.

                 Empresas com faturamento abaixo de 78 milhões de qq Natureza juridica                 

§  A primeira remessa será obrigatória até Setembro 2016 (carga inicial)

§  Outubro 2016 primeira  remessa obrigatória

§  Janeiro de 2017 (competência ). A  GFIP para essas empresas será substituida.

§  Para essas empresas os eventos de cat, monitoramento de saúde, tabela de ambiente de trabalho e condições de trabalho serão obrigatórios apenas em julho de 2017. O PPP  deverá ser substituído em julho de 2017

1.     Alterações no Layout:

§  A estabilidade foi retirada e será tratada de forma diferenciada em evento específico, mas futuro.

§  A CAT encaminhada por outro órgão que não o empregador,  será visualizada pelo empregador, possibilitando apresentar impugnação e promover o controle.

§  Alterações no evento 2240 relativo a SSMA.

§  Na tabela 1060 de ambiente de trabalho informar os fatores de risco que atinja o limite de exposição. Os efeitos financeiros decorrentes da extrapolação do limite de exposição será informado no 2241 que foi criado, ensejando periculosidade, insalubridade e aposentadoria especial.

§  A CNO ficará temporariamente como CNO/CEI em razão da extinção da GFIP apenas no prazo determinado.

§  Alteração no 1200, para incluir o adiantamento e 1210 para desconto do adiantamento.

 

1.     Os eventos excluídos  (ex. Serviços Prestados, Serviços Prestados Cooperativas, Serviços Tomados, Serviços Tomados Cooperativas, Aquisição de Produtos Rurais, Comercialização da Produção Rural por Pessoa Jurídica, Recursos Recebidos ou Repassados p/ Clube de Futebol, etc...). ainda não estão definidas de onde serão alocadas, mas não integrarão o E-social. Há ainda em discussão se irão para o EFD.

 

1.     O sistema de qualificação cadastral está em fase de homologação e será disponibilizado até o final de dezembro/2014. O sistema usará para regra de validação do nome, o nome inserido na base do CPF e não o nome do NIS/NIT. O evento que não for validado em razão de divergência do CPF, receberá da Receita o nome correto relativo ao CPF. Em SP existe um convenio com a Receita Federal  para que ao emitirem as certidões de nascimento, o cartório civil já emita automaticamente o CPF facilitando assim os cadastramentos futuros.

1.     A partir de janeiro/2014, ocorrerão reuniões de validação, após o que as empresas piloto deverão realizar a homologação junto com o Grupo Coordenador do E-SOCIAL. As possíveis alterações do layout, após publicação, serão validados com as empresas piloto na forma atual.

Pauta: ECF (Área Tributária)

§  Informada a alteração do prazo de remessa  para Setembro/2015.

§  Publicado o Ato Declaratório 83/2014 que publica o Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Contábil Fiscal (ECF), com seus planos de conta a ser consultado no site da Receita.

§  Ocorrerão reuniões de homologação no próximo ano.